Lecturer 

Révolution administrative au CFA Étincelle grâce à l'IA de Lecturer

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Le Défi : La paperasse contractuelle, un frein administratif majeur

Au CFA Étincelle, l'agilité et la réactivité sont clés pour connecter les apprentis avec les entreprises du leur secteur qui accueillent les jeunes mais aussi avec les formateurs qui contribuent à la transmission. 

Cependant, la gestion des contrats de prestation pour ces nombreux formateurs externes était un véritable casse-tête pour Mme Durand. 

"Chaque nouveau formateur, chaque module spécifique nécessitait un contrat," explique-t-elle. "Le processus manuel de rédaction, de vérification des informations (SIRET, statut, BIC pour les paiements), d'impression, de signatures multiples, puis de suivi des retours, était extrêmement chronophage. Avec la diversité des statuts de nos formateurs et la fréquence des interventions, le risque d'erreur et les retards s'accumulaient, menaçant parfois la fluidité de nos plannings de formation."

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La solution : la génération contractuelle intelligente et sécurisée de Lecturer

Le CFA Étincelle a adopté la fonctionnalité de génération contractuelle de la plateforme Lecturer pour simplifier et fiabiliser ce processus critique :

1. Modèles de contrats adaptés et centralisés : Mme Durand a importé une seule fois les différents modèles de contrats de prestation et de vacations utilisés par le CFA Étincelle directement sur la plateforme Lecturer.

2. Pré-remplissage automatique par l'IA : Lorsqu'un formateur est confirmé pour une intervention via Lecturer, l'IA de la plateforme exploite les informations déjà enregistrées (coordonnées du formateur, détails de la formation, tarifs négociés, informations bancaires pour le paiement) pour pré-remplir automatiquement le modèle de contrat pertinent. Mme Durand n'a plus qu'une validation rapide à effectuer.

3. Circuit de signature électronique ultra-rapide : Le contrat est ensuite soumis au formateur pour signature électronique directement depuis la plateforme. Ce processus, entièrement dématérialisé et sécurisé, vise une contractualisation finalisée en moins de 24 heures.

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Les résultats : productivité administrative retrouvée et sérénité pour le CFA Étincelle

L'intégration de cette fonctionnalité a eu des effets bénéfiques majeurs pour le CFA Étincelle :

• Gain de Temps Significatif : Mme Durand estime avoir divisé par quatre le temps passé sur la gestion administrative de chaque contrat.

• Fiabilité Accrue : Le pré-remplissage par l'IA a drastiquement réduit les erreurs de saisie dans les contrats, sécurisant les aspects légaux et financiers.

• Fluidité des Opérations : La rapidité de contractualisation (la majorité des contrats signés en moins de 24h) assure que les formateurs sont administrativement prêts bien avant le début de leurs interventions, évitant tout stress de dernière minute.

• Image Professionnelle Renforcée : Les formateurs professionnels apprécient la modernité et l'efficacité du processus de contractualisation digitalisé du CFA Étincelle.

• Conformité et Traçabilité : Tous les contrats et leurs statuts sont archivés numériquement, de manière centralisée et sécurisée sur Lecturer, facilitant les audits et le suivi.

• Meilleure Allocation des Ressources : Libérée de ces tâches répétitives, Mme Durand peut consacrer plus de temps à l'accompagnement des apprentis et à l'amélioration continue des processus du CFA.

Témoignage de Mme Valérie Durand (Coordinatrice Administrative au CFA Étincelle) :
"La génération contractuelle avec Lecturer a changé notre quotidien au CFA Étincelle. L'import unique de nos modèles et le pré-remplissage par l'IA nous font gagner un temps précieux et évitent les erreurs. Voir les contrats signés électroniquement en moins de 24 heures est une vraie satisfaction. Cela nous permet d'être plus réactifs et de nous concentrer sur notre mission première : la réussite de nos apprentis."

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Conclusion :

Pour le CFA Étincelle, l'adoption de la fonctionnalité de génération contractuelle de Lecturer a été synonyme de modernisation et d'optimisation. En automatisant la création et la signature des contrats, le CFA a non seulement allégé sa charge administrative et sécurisé ses procédures, mais a aussi renforcé son image d'organisation agile et professionnelle auprès de son réseau de formateurs, essentiel à la qualité de ses formations.