La gestion des intervenants en école supérieure est une tâche délicate. En tant que responsable pédagogique, vous devez non seulement trouver les bons profils, mais aussi assurer que leurs interventions se déroulent sans accroc. Une bonne gestion permet de sécuriser les cours, d'assurer la continuité pédagogique et de renforcer la réputation de l’établissement.
Voici quelques astuces pour sécuriser au mieux les interventions des professionnels externes.
1. Définir clairement vos besoins
Avant même de lancer une recherche d’intervenants, il est essentiel de bien définir vos besoins. Que ce soit pour un cours ponctuel, un semestre ou une intervention spécifique, clarifiez dès le départ :
Les compétences recherchées : Quelles qualifications sont nécessaires ?
La durée de l’intervention : Est-ce un engagement court terme ou à plus long terme ?
Le public visé : À qui s’adresse le cours ou l'atelier ?
Rémunération : Avez-vous un budget ou une compensation prévu pour rémunérer l'intervenant ?
Objectifs pédagogiques : Avez-vous un syllabus ou une trame pour orienter les professionnels sur les attendus qu'ils touchent au soft skill ou hard skills.
Astuce : Créez une fiche de mission précise, avec des objectifs clairs, à partager avec les candidats potentiels. Cela évite les malentendus mais aussi les erreurs de casting et permet aux intervenants de se préparer efficacement. Un intervenant mal informé peut vite perdre de vue les attentes de l’établissement, au détriment des étudiants. Méthode recommandée : La méthode SMART, qui consiste à définir des objectifs Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Temporels. En appliquant cette méthode lors de la rédaction de la fiche de mission, vous vous assurez que l’intervenant sait exactement où il va et ce qu’on attend de lui.
2. Anticiper avec un calendrier prévisionnel
L’anticipation est la clé d’une gestion fluide pour éviter les urgences de dernière minute. Planifier les interventions bien en avance permet aux intervenants de bloquer leur agenda, mais aussi à l’école de se préparer cela donne une meilleure visibilité sur les besoins en recrutement et sur d’éventuelles absences ou désistements.
Préparez vos plannings en amont : Prévoyez un pool de remplaçants en cas de désistement de dernière minute.
Planifiez les périodes clés : Examen, vacances, rentrée… Ces périodes doivent être anticipées pour éviter les trous dans les emplois du temps.
Astuce 2: Intégrez un système de double vérification, en demandant aux intervenants de confirmer leur disponibilité deux fois avant l’intervention, quelques mois à l’avance et une semaine avant. Les outils comme Hyperplanning permettent générallement mettre à jour le planning Méthode recommandée : Utilisez la méthode du rétroplanning. Cette approche consiste à fixer une date finale (la date de l’intervention par exemple) puis à remonter dans le temps pour déterminer les étapes à accomplir avant ce point final. Le rétroplanning est particulièrement efficace pour les établissements qui organisent des événements ponctuels ou des périodes d’examen.
3. Formaliser les interventions avec des contrats adaptés
Les contrats sont la base pour sécuriser vos relations avec les intervenants. Chaque mission doit être formalisée pour éviter les imprévus ou les litiges. Un contrat bien rédigé protège à la fois l’établissement et l’intervenant. Quelle que soit la durée ou la nature de l’intervention, un contrat écrit permet de définir précisément les obligations de chacune des parties et d’éviter les surprises.
Vacataires pour les missions ponctuelles : Ils sont rémunérés à l’heure pour des interventions spécifiques.
CDDU pour les missions récurrentes : Ce contrat permet une collaboration régulière sans engagement permanent.
Prestataires pour plus de flexibilité : Collaborer avec des auto-entrepreneurs ou des freelances peut apporter une plus grande souplesse.
Conseil : Utilisez des modèles de contrats adaptés à chaque situation et assurez-vous de bien préciser les conditions (durée, rémunération, objectifs pédagogiques). Incluez des clauses de flexibilité dans vos contrats pour permettre une adaptation aux imprévus (changement de dates, remplacements) et puis pensez à relire vos contrats avant l'envoie, la signature et à conserver un exemplaire. Méthode recommandée : Suivez la méthode de la négociation raisonnée, développée par l’université de Harvard. Cette méthode se concentre sur les intérêts communs des deux parties, en se basant sur des critères objectifs pour parvenir à un accord équitable. En appliquant cette approche lors de la rédaction des contrats, vous vous assurez d’établir un climat de confiance et d’engagement réciproque.
4. Digitaliser la gestion des intervenants
La recherche d’intervenants peut être chronophage. Utiliser une plateforme spécialisée comme Lecturer permet de gagner du temps et de trouver les bons profils plus rapidement. La gestion numérique des intervenants est devenue incontournable. En utilisant des outils digitaux, vous pouvez non seulement suivre les plannings de chaque intervenant, mais aussi centraliser toutes les informations (contrats, disponibilités, évaluations).
Automatisation du recrutement : Utilisez des solutions comme votre propre plateforme ou des outils comme Edusign pour gérer le processus de bout en bout.
Matching intelligent : Optez pour des plateformes qui proposent des algorithmes de matching afin de faire correspondre les compétences des candidats avec vos besoins.
Astuce : Intégrez des tests ou des mises en situation dans le processus de recrutement pour évaluer les compétences pédagogiques des candidats. Méthode recommandée: Adoptez le système Kanban, qui permet de visualiser les tâches en cours, à venir ou terminées. Cet outil, souvent utilisé dans la gestion de projet, peut être appliqué à la gestion des intervenants : chaque intervenant peut être représenté par une "carte" évoluant à travers différentes colonnes (disponibilité, planification, mission en cours, mission terminée).
5. Accompagner et intégrer les intervenants
Un intervenant qui se sent bien accueilli et soutenu est un intervenant qui sera plus engagé. Accueillez vos intervenants comme des membres à part entière de l’équipe pédagogique. L’accompagnement est clé pour assurer la qualité de l’intervention et la réputation de l'établissement.
Intégration dans l’équipe pédagogique : Organisez des réunions régulières avec les intervenants pour les tenir au courant des évolutions du programme et des attentes des étudiants.
Formation continue : Proposez des sessions de formation pédagogique pour renforcer leurs compétences, surtout si l'usage d'outils numériques est requis.
Astuce : Un bon accueil fait toute la différence. N’oubliez pas de présenter les ressources disponibles (salles, matériel, outils numériques) et de rester disponible en cas de besoin.
Méthode recommandée: Le NPS est un indicateur efficace pour évaluer globalement la satisfactions des intervenants. Il peut également servir de point de départ pour des ajustements dans la pédagogie ou le contenu des cours. Le NPS segmente les réponses en trois catégories : Promoteurs, Passifs et détracteurs
Conclusion
Sécuriser les interventions en école supérieure ne se fait pas à l’improviste. En tant que responsable pédagogique, vous jouez un rôle clé dans la réussite des cours et le bon déroulement des missions des intervenants. En suivant ces 5 astuces et en intégrant des outils digitaux comme ceux proposés par Lecturer, vous gagnerez en efficacité et en tranquillité d’esprit. Que ce soit pour le recrutement, le suivi ou l’évaluation des intervenants, chaque étape peut être optimisée pour assurer la continuité pédagogique et la qualité des cours.
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